3. Dienstverlening

Bezoekersreglement

Het gemeentearchief heeft het bezoekersreglement in 2008 aangepast om aan te geven wat de medewerkers van het gemeentearchief van de bezoekers verwachten en wat de bezoeker van de medewerkers mag verwachten.

 

Bezoekregistratie

Aan bezoekers wordt verzocht om een registratieformulier in te vullen. Uit de registraties worden de bezoekersaantallen gehaald en de onderzoeksonderwerpen.

Het registreren van bezoekersaantallen met daarbij de onderzoeksonderwerpen heeft geleid tot een beter inzicht in de onderzoeksvragen. Dit heeft een betere prioriteitstelling van nog uit te voeren werkzaamheden tot gevolg gehad. Daarmee is een stap gezet in de richting van het vraaggericht werken.

Er is een speciaal register opgemaakt van bezoeken voor onderzoek naar de technische toestand van woningen. Er wordt veelvuldig verzocht om inzage in perceelsdossiers en om kopieverstrekking daaruit. De bezoeker maakt een registratie van zijn bezoek en vermeldt de door hem aangevraagde informatie. De archivaris verwerkt die gegevens in een register.

 

Bezoektijden

In 2008 zijn de bezoektijden voor het gemeentearchief verruimd. Door deze verruiming konden meer bezoekers hun onderzoek doen in het gemeentearchief. Nieuwe onderzoekers werden begeleid en ervaren onderzoekers konden zichzelf redden.

 

Onderzoeken

Veel bezoekers richten zich op voorouderlijk onderzoek, ook wel genealogie genoemd. Vaak is men op zoek naar een missende schakel in de familiegeschiedenis. Voor genealogisch onderzoek wordt gebruikgemaakt van de gegevens die de werkgroep Genealogie van het PHG heeft samengesteld.

Andere bestanden, zoals de kranten, worden geraadpleegd om berichten over een bepaalde zaak te onderzoeken.

Het gemeentearchief heeft in 2008 de originele akten van de notarissen vanaf 1811 en de doop-, trouw- en begraafboeken verworven.  Deze gegevens worden vaak geraadpleegd.

Andere onderzoeksonderwerpen zijn: religie, onderwijs (vooral leerkrachten), gasbedrijf, Tweede Wereldoorlog, landgoederen en luchtfoto's.

 

Bijzondere onderzoeken

Voor het fotoarchief bestaat veel interesse. Ook in 2008 hebben de archiefmedewerkers bezoekers bij hun onderzoek kunnen helpen met de aanwezige oude foto's.

De inventarisatie van het archiefblok 1940-1975 is nog niet voltooid. Wel is in 2008 het gedeelte 1940-1945 (omdat er veel vraag naar was) afgerond (Louis Godschalk).

Van de inventarisatie werd o.a. dankbaar gebruikgemaakt door mevrouw C. Gunderman (Universiteit van Berlijn). Zij deed een onderzoek naar de Duits-Nederlandse betrekkingen tijdens de razzia in oktober 1944. Mevrouw Gunderman heeft aangegeven, dat zij haar rapport naar het gemeentearchief zal sturen, zodat geïnteresseerden daarvan gebruik kunnen maken.

 

Onderstaand het overzicht van de geregistreerde informatieaanvragen:

Nadere omschrijving 

Bezoekers 

Bezoeken 

Inlichtingen 

Genealogisch

79

538

136

Cultuurhistorisch onderzoek 

53

53

98

Totaal

132

591

234

 

Specificatie

Aantallen 2007

Aantallen 2008

Schriftelijk

138

194

Telefonisch

66

58

Bezoeken

447

573

Totaal

651

825

 

In het bezoekersoverzicht is het wekelijkse bezoek van de werkgroep Genealogie van het Puttens Historisch Genootschap meegeteld.

 

Ook de aanvragen voor inzage in perceelsdossiers zijn vanaf begin januari 2008 geregistreerd. Wij vermelden deze gegevens apart omdat die dossiers niet altijd vanwege historische informatie werden opgevraagd.

Omschrijving

Bezoekers 

Bezoeken

Inzage perceelsdossiers 

111

238

 

In 2008 zijn, vanwege de invoering van de BAG, alle (6.649) perceelsdossiers gelicht voor intern gebruik om informatie daaruit te verwerken in de GIS-applicatie.

 

Hulpmiddelen

Mogelijkheden studiezaal

De bezoeker kan tijdens de openingsuren een beroep doen op de archivaris en/of archiefassistent.

Het gemeentearchief streeft naar een goed georganiseerde dienstverlening.

De informatiefolder Genealogie is aangepast en biedt nu voor zowel de startende als voor de iets gevorderde onderzoeker handvaten. Ook zijn er folders van derden voor de bezoeker beschikbaar.

De studiezaal beschikt over een microficheleesapparaat waar men microfiches kan raadplegen. Van een gedeelte van de akten van de burgerlijke stand zijn microfiches aanwezig. Dit, om de akten veilig te stellen en te kunnen voldoen aan de duurzaamheid van archiefmaterialen. Als de akten niet meer worden geraadpleegd, blijven de boeken in een goede staat en zullen dure restauraties minder noodzakelijk zijn.

Onderzoek naar zowel praktische als duurzame oplossingen voor het raadplegen van de akten is gestart. Verfilming (microfilm/-fiches) en digitalisering lijkt vooralsnog het meest voor de hand te liggen.

In de bezoekersruimte/studiezaal zijn pc's beschikbaar voor de bezoekers die digitale inventarissen, indexen, genealogische gegevens en dergelijke willen raadplegen. De onderzoeker wordt ook in de gelegenheid gesteld om, zonodig, extra gegevens van het internet te halen.

In de ruimte waar het PHG haar werkzaamheden verricht, is een nieuwe pc geplaatst. Deze pc zal, net als alle andere pc's  in het netwerk worden opgenomen om, ter beveiliging van gegevens, gebruik te kunnen maken van de gemeentelijke backup-procedures.

 

Website

In 2007 werd op de website van de gemeente Putten een gedeelte ingericht voor het gemeentearchief. In 2008 is de website vernieuwd en heeft het gemeentearchief een prominente plaats op de website gekregen. Het gedeelte van het gemeentearchief werd ook aanzienlijk uitgebreid. De leden van de werkgroep Genealogie van het Puttens Historisch Genootschap hebben daaraan ook een grote bijdrage geleverd. In 2008 is een aantal aan de gemeente overgedragen particuliere collecties ontsloten en op de website geplaatst. In 2008 is de website o.a. uitgebreid met onderstaande bestanden:

  • Inventaris 1940-1945 (de heer L. Godschalk);
  • Inventaris 1975-1990 (de heer L. Godschalk e.a.);
  • Specificaties van de notariële akten, 1812-1925 (mevr. W. Kraaij);
  • Index op de doop-, trouw- en begraafboeken, 1706 -1989 (de heer J. Smit);
  • Specificaties huwelijkse bijlagen, 1811-1922 (de heer J. Smit);
  • Het Weeshuis van Putten, 1877-1917 (PHG: mevr. R. Roordink, de heer L. Luteijn);
  • Collectie Huisman, ± 1948-2004 (de heren J. van Hell, A. Klaassen, L. Godschalk en H. Larooij).
  • Gemeentelijke prentbriefkaarten (mevr. W. Kok);
  • De historische canon van de gemeente Putten (PHG: werkgroep o.l.v. de heer G. Hollanders);
  • Collectie T.A. Wouters (de heren L. Godschalk en A. Klaassen).

Hierdoor is de toegankelijkheid van de gemeentelijke archieven voor een breder publiek bewerkstelligd. Voor een volledig overzicht verwijzen wij u naar de homepagina van de website.

 

Intenties

Het gebruik van automatisering en het digitaal aanbieden van archieven, indexen en beeldmateriaal door archiefinstellingen, vaak op het internet, heeft de afgelopen jaren een grote vlucht genomen. De vraag bij het publiek neemt nog steeds toe.

Het gemeentearchief streeft ernaar om informatie digitaal via het internet beschikbaar te stellen maar zal daarbij wel nut en noodzaak afwegen. Digitaliseren van oud-archiefmateriaal is duur. Veel oud-archiefmateriaal is niet digitaal beschikbaar. Daarnaast is ook niet alle informatie uit het archief geschikt om via het internet aan te reiken. Voorlopig zal de onderzoeker nog veel naar informatie blijven speuren in de archieven van ons gemeentehuis.

Uitgelicht