6. Materieel beheer

Depotbeheer/archiefbewaarplaats

De goedgekeurde archiefbewaarplaats werd en wordt op vaste tijden door de archivaris gecontroleerd om te bezien of de ruimte nog aan de gestelde eisen voldoet.

 

Ruimte-indeling

Om de ruimte zo efficiënt mogelijk in te delen en een overzicht te hebben van de nog aanwezige plaatsingsmogelijkheden, is er een depotlijst opgesteld. Daarin is per rek terug te lezen wat waar is weggezet en welke ruimte nog beschikbaar is. We verwachten dat er voor de komende jaren voldoende ruimte aanwezig zal zijn om archievenmateriaal te plaatsen. 

 

Foto van klimaatbeheersing

Klimaat

Ten behoeve van een goede klimaatbeheersing worden de temperatuur en de luchtvochtigheid doorlopend gemeten en geregistreerd. In overleg met de gebouwenbeheerder is in 2008 is de apparatuur zodanig afgesteld dat temperatuurschommelingen zo ver mogelijk zijn beperkt. Het systeem alarmeert wanneer de temperatuur en/of luchtvochtigheid beneden of boven de ingestelde waarden komt. Elke maand wordt een overzicht gemaakt van de waarden in de archiefbewaarplaats.

 

Veiligheid

  • De brandblussers die in de nabijheid van de archiefbewaarplaats hangen worden jaarlijks, onder begeleiding van de archivaris en door tussenkomst van gebouwenbeheer, gekeurd.
  • Ongedierte krijgt door het klimaat in de archiefbewaarplaats geen kans om te gedijen.

Ook wordt de archiefbewaarplaats, onder toezicht van de archivaris en volgens opgestelde regels, tweemaal per jaar schoongemaakt door een extern bedrijf. Om te voorkomen dat in de archiefruimten ongedierte zoals zilvervisjes zouden kunnen komen, worden er verdelgingsmateriaal en lokdoosjes geplaatst. 

 

Calamiteitenplan

Burgemeester en wethouders zijn er verantwoordelijk voor dat er waarborgen zijn om het gemeentearchief te behoeden tegen schade aan ons cultureel erfgoed. Bij calamiteiten zal direct actie ondernomen moeten worden om de schade zoveel mogelijk te beperken. Ofschoon de kans dat ons gemeentehuis wordt getroffen door een calamiteit klein is, zijn er toch voorzorgsmaatregelen nodig. Daarom is er een calamiteitenplan opgesteld.

 

Calamiteitenservice

Om verzekerd te zijn van deskundige eerste bereddering bij waterschade of andere calamiteiten is het gemeentearchief aangesloten bij de Documentenwacht. Met deze overeenkomst wordt geregeld dat bij een calamiteit beredderingshulp ter plaatse is, dat inpakmaterialen worden geleverd en dat zo nodig gezorgd wordt voor transport met een geklimatiseerde bus naar een opslag in een vriescel of vrieshuis. Ook wordt een uitgebreide schaderapportage opgemaakt, zodat een achteruitgang van de documenten wordt voorkomen. Daarna kan een plan van aanpak worden gemaakt voor restauratie van de eventueel beschadigde documenten.
Naast een 24-uurs service voor ondersteuning bij een calamiteit, voorziet de Documentenwacht zo nodig ook in ondersteuning op het gebied van de kwaliteitszorg voor het archief. 

 

Restauratie

In 2007 is een offerte uitgebracht over 'schade' aan archiefmateriaal. Eind 2007 en begin  2008 zijn daarop restauraties aan archiefmateriaal uitgevoerd. In 2008 is onderzoek gedaan naar de zuurgraad van de verschillenden documenten. Uit onderzoek is gebleken dat vooralsnog geen ontzuring noodzakelijk is. Ook is een schimmeltest uitgevoerd op verdacht materiaal. De uitkomst was negatief. De stukken zijn daarna in de archiefbewaarplaats gezet. Om originele documenten te behoeden voor snelle achteruitgang en de daarvoor extra benodigde restauraties, is het overzetten op andere dragers een van de mogelijkheden. In de meeste gevallen worden microfiches of microfilms gemaakt. Er is een aanvang gemaakt met het onderzoeken van de mogelijkheden. Op dit moment is het nog niet verplicht om alle informatie te digitaliseren.

 

Kaartmateriaal en luchtfoto's

In 2008 zijn kaartenkasten die van de afdelingen ter verwerking waren aangereikt geïnventariseerd. Er zijn criteria opgesteld voor het bewaren en het vernietigen van tekeningen en luchtfoto's. Dit is in nauw overleg gegaan met de desbetreffende afdelingen. Het ging hier om een kleine 3.000 kaarten en foto's. De foto's zijn al geplaatst in de archiefbewaarplaats. Het project moet in 2009 worden afgerond. Om te kunnen voldoen aan een verantwoorde opslag van het kaartmateriaal is een extra ladekast voor platte opberging aangeschaft en in de archiefbewaarplaats geplaatst.

 

Persoonskaarten

Op de afdeling Burgerij is een sterk verouderde rotatiekast met persoonskaarten leeggehaald. De persoonskaarten zijn in zuurvrije dozen geplaatst en ondergebracht in de archiefbewaarplaats. De kast is afgevoerd.

Uitgelicht