8. Inspectie

Inspectietaken

Volgens artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995 oefent de gemeentearchivaris toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

 

Archiefbewaarplaats

Naast de controle op archiefbescheiden oefent de archivaris ook controle uit op de ruimten waarin deze stukken worden bewaard. De archiefbewaarplaats wordt op vaste tijden gecontroleerd op luchtvochtigheid, temperatuur, verlichting, brandveiligheid, extra depotruimte, schimmel- en zuurtesten op documenten. Bij deze controles werden de documenten ontdekt, die aanleiding gaven om extra gecontroleerd te worden op zuurgraad en eventueel schimmels. Na onderzoek was er geen aanleiding voor extra maatregelen. De bezoekersruimte wordt getoetst op veiligheid en netheid.

 

Archief op locatie

Op de afdeling Burgerij zijn de persoonskaarten en vreemdelingkaarten veiliggesteld door ze in de archiefbewaarplaats te plaatsen. Daar is tijdens het werkbezoek ook gecontroleerd of de archiefruimte, die de afdeling in gebruik heeft, brandvrij en vrij van ongedierte is.

 

Foto van PaternosterkastenBij controle van archief op locatie BPO is gebleken dat op het beheer van persoonsdossiers geen continue toezicht uitgeoefend kon worden. De provinciale archiefinspectie heeft het gemeentebestuur hierop gewezen. Na de opmerking van de archiefinspectie zijn er afspraken gemaakt over het beheer, bewerken en uitlenen. Het college is hiervan op de hoogte gebracht.

Bij de Brandweer zijn kasten met archiefmateriaal aanwezig. Bij controle bleek dat het om duplicaten ging van nota's en beleidsnotities. Alleen de brandweerrapporten zijn origineel en worden zoveel mogelijk veilig opgeborgen.

Met de afdeling WZI, waar de gegevens over werk, zorg en inkomen worden verwerkt en opgeslagen in paternosterkasten, zijn afspraken gemaakt over het beheer.

Bij de afdeling WB werd, in samenwerking met de medewerker cultuur, cultuurhistorisch materiaal veiliggesteld.

Met de afdeling Bouwen en Milieu zijn afspraken gemaakt over het uithuis- plaatsen van dossiers.

 

Beheersregels

Voor het archief wordt een AfdelingsWerkwijzer gehanteerd als onderdeel van het Kwaliteitshandboek van de afdeling Interne Zaken. Hierin zijn en worden werkafspraken, instructies en handelwijzen vastgelegd ten behoeve van een goede onderlinge samenwerking en communicatie. Deze zijn in 2008 getoetst aan hun actualiteit.

 

Foto van dossieromslagen

Dossieruitleen

De administratie en uitvoering van de dossieruitleenregistratie is een onderdeel van de werkzaamheden van de afdeling Interne Zaken. Ook voor het uitlenen van dossiers zijn regels vastgesteld en worden er controles uitgevoerd hoelang de medewerkers de dossiers onder hun beheer hebben, e.e.a. onder toeziend oog van de archivaris. De dossiers komen normaal gesproken niet buiten het gemeentehuis. Op bepaalde afdelingen worden voor bepaalde werkzaamheden derden ingehuurd. In het besluit Informatiebeheer is een artikel opgenomen over het uithuisplaatsen van dossiers. Hieraan is, na vaststelling door het college, in april/mei uitvoering gegeven.

 

Bewaartermijnen c.q. vernietiging

De gemeente hanteert voor documenten opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen van 2005. Voor de oudere documenten opgemaakt of ontvangen van 1850 tot 1996 blijft de zogeheten Vernietigingslijst 1983 van kracht. De gemeente maakt voor de vernietiging van fysieke en digitale archiefbescheiden gebruik van vernietigingsblokken. In 2008 zijn, zoals te doen gebruikelijk, de te vernietigen documenten in vernietigings-blokken geplaatst. Om de vijf jaar wordt vernietigingslijst van de archiefbescheiden opgemaakt. De volgende vernietigingsronde zal in 2011 zijn. De officiële vernietigingslijst wordt in overleg met de afdelingen samengesteld. Indien van de te vernietigen archiefbescheiden zowel een fysiek als een digitaal exemplaar aanwezig is, worden beide bescheiden na officiële vaststelling van de vernietigingslijst vernietigd.

 

Informatievoorziening en -structuur

Elke organisatie die onder de werking van de Archiefwet 1995 valt, dient een documentair structuurplan (DSP) op te stellen en bij te houden. De gemeente Putten heeft haar DSP in 2007 volgens planning aangepast en door burgemeester en wethouders laten vaststellen. Ten aanzien van duurzame materialen, informatie beveiliging, organisatie en informatievoorziening wordt verwezen naar de inhoud van het DSP. In 2009 zal het DSP opnieuw worden herzien. Met het DSP wordt ervoor gezorgd dat met gemeentelijke informatie dusdanig wordt omgegaan dat aan administratieve, juridische en financiële verantwoordingseisen wordt voldaan en het cultuurhistorisch belang wordt bewaakt. De gegevens van het DSP zijn in het Document- en Record Managementsysteem verwerkt. Het DMS Document Manager, waarmee vanaf 1999 werd gewerkt, is door de tijd ingehaald en in 2008 vervangen door de midoffice applicatie Verseon en gemeentebreed geïmplementeerd. Hiermee is de basis gelegd voor de gewenste functionele en ICT-architectuur. Deze architectuur is conform de structuur die EGEM heeft ontwikkeld en door veel gemeentelijke organisaties is omarmd. Met deze nieuwe applicatie ontstaan er meer mogelijkheden om de bedrijfsvoering te ondersteunen (efficiënter en effectiever), deze met kengetallen in kaart te brengen en de dienstverlening aan de burger te ondersteunen en te verbeteren, terwijl ook het cultuurhistorisch belanggoed wordt bewaakt.

Uitgelicht