2. Organisatie

Plaats in de organisatie

In oktober 2009 is de gemeentelijke organisatie gereorganiseerd. Zij is van een sectorenmodel naar een directie/afdelingen-model gegaan. Dit heeft voor het gemeentearchief geen ingrijpende gevolgen gehad. Toch kwamen er veel werkzaamheden op ons af. De reorganisatie had wel gevolgen voor o.a. de structuur onder de digitale informatieverwerking in het document managementsysteem (Verseon). De applicatiebeheerders bij DIV hebben de reorganisatie inmiddels in Verseon doorgevoerd. Daarbij is goed nagedacht over verantwoord archiefbeheer. Immers de verantwoording en de procesgang van een document moeten gewaarborgd zijn bij een reconstructie van een zaak (proces).

 

Wettelijk kader

Op landelijk niveau wordt het wettelijke kader gevormd door de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. De rijksoverheid heeft voor de ontwikkelingen van het archiefwezen de Archiefwet 1995 vastgesteld. Op grond daarvan is het Archiefbesluit 1995 vastgesteld. In beide regelingen zijn regels gesteld waaraan een overheidsinstantie moeten voldoen. In het Archiefbesluit 1995 staan enkele artikelen waarin nadere regelingen waren aangekondigd. De oude regelingen worden binnenkort vervangen door een nieuwe regeling "Archiefregeling 2009". Daarin worden nadere eisen gesteld voor de geordende staat, duurzaamheid en de bouw en inrichting van archiefruimten en de archief-bewaarplaats. Na bestudering voldoet de gemeente Putten, voor zover nu bekend, aan de nieuwe regeling.

 

Op gemeentelijk niveau wordt het wettelijke kader gevormd door de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. Beiden zijn herzien in 2008.Het college van burgemeester en wethouders is er verantwoordelijk voor dat er waarborgen zijn om de archieven te behoeden tegen schade. Schade kan de bedrijfsvoering ernstig belemmeren en het cultuurhistorisch erfgoed vernietigen. Bij calamiteiten zal direct actie ondernomen moeten worden om de schade zoveel als mogelijk te beperken. Alhoewel de kans dat het gemeentehuis wordt getroffen door een calamiteit klein is, is als voorzorgsmaatregel een calamiteitenplan vastgesteld.

Er is een parapluovereenkomst met de calamiteitenservice van de Documentenwacht om verzekerd te zijn van deskundige eerste bereddering bij waterschade of andere calamiteiten.

 

Binnen de gemeente Putten is de archivaris belast met het toezicht op het archiefbeheer. Hij geeft richtlijnen ten aanzien van registreren, vernietigen en bewaren van de (digitale) neerslag van het handelen van de gemeentelijke organisatie en houdt toezicht op het dynamisch, semistatisch en statisch archief. Hij controleert of de gemeente de wetgeving op het gebied van archiefbeheer naleeft en ziet erop toe dat bewaard blijft wat belangrijk genoeg is. De archivaris werkt samen met de archiefinspectie van de provincie Gelderland.

 

Archiefdepots

Archiefbewaarplaats

Gemeente Putten beschikt over een goedgekeurde archiefbewaarplaats. Ons cultureel erfgoed wordt daarin goed bewaard, ook voor toekomstige generaties. Er zijn afspraken gemaakt om de apparatuur voor de klimaatbeheersing te optimaliseren. In het voorjaar van 2010 wordt dat afgerond.

 

Archiefruimten

Naast de archiefbewaarplaats beschikt de gemeente Putten over enkele archiefruimten op de afdeling BPOB voor tijdelijke opslag en beheer van documenten t.b.v. de bedrijfsvoering. Met datzelfde doel zijn op de afdelingen Samenleving en Interne Zaken paternosterkasten in gebruik. Op vastgestelde tijden en volgens vastgestelde instructie worden deze documenten overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

 

Bezoekersruimte/studiezaal

In de bezoekersruimte kunnen bezoekers onderzoek doen en gebruikmaken van een computer voor het raadplegen van een nationale database (o.a. Genlias). Tevens staan er kasten met naslagwerk dat bij het onderzoek geraadpleegd kan worden.

De in 2008 opgeknapte ruimte voldoet. De ruimte is zo ingericht dat 1 of 2 bezoekers er goed kunnen werken. De ruimte is wel klein en laag. Als er meer dan 2 bezoekers zijn, wordt gebruikgemaakt van de voorzieningen die in de keldergang gecreëerd zijn. De wens een ruimere studieruimte te realiseren, blijft.

 

Werkwijze

De medewerkers van Interne Zaken en dus ook de medewerkers van het Puttense gemeentearchief werken volgens afgesproken procedures. Afspraken en werkwijzen zijn vastgelegd in WerkWijzers. De WerkWijzer waarin de procedures en afspraken ten aan-zien van het gemeentearchief zijn uitgewerkt, is onderdeel van het kwaliteitshandboek Interne Zaken.

 

Medewerkers

In 2009 waren de heer J. Smit, gemeentearchivaris en mevrouw A. Heemskerk-Beers, archiefmedewerkster, de eerst aangewezenen voor het gemeentearchief. Zij werden ondersteund door andere medewerkers van Interne Zaken. Mevrouw Heemskerk is in de loop van 2009 vertrokken. De werkzaamheden worden door de medewerkers van de afdeling Interne Zaken op een praktische manier overgenomen, zodat de dienstverlening gewaarborgd is. De medewerkers van het gemeentearchief werken nauw samen met de andere medewerkers van Interne Zaken die betrokken zijn bij de documentaire informatieverzorging en het documentaire informatiesysteem (Verseon). Gezamenlijk werken zij aan de totstandkoming van de fysieke- en digitale dossier-vorming en aan het maken van extra indexen en dossierinventarissen. Ook voor de invulling van het onderdeel gemeentearchief van de website kon gerekend worden op de diensten van een medewerker van Interne Zaken. Ter ondersteuning van de inventarisatie van een particulier archief is een medewerker van de afdeling Financiën ingezet. Met alle betrokkenen werd in 2009 op gezette tijden overleg gevoerd.

 

Vrijwilligers

In 2009 wisten wij ons op verschillende fronten verzekerd van medewerking van diverse personen op vrijwillige basis. Met hen is op gezette tijden overleg over de voortgang van de werkzaamheden. Aan de ontsluiting van de collectie Huisman is veel tijd besteed door de heren J. van Hell (oud gemeentearchivaris) en A. Klaassen. Na het ontsluiten van de krantenknipselcollectie hebben zij zich in 2009 vooral gericht op het toegankelijk maken van de foto- en diacollectie. Deze werkzaamheden hebben zij eind 2009 afgerond.

 

Puttens Historisch Genootschap (PHG)

De werkgroep Genealogie van het Puttens Historisch Genootschap stelt een overzicht samen van de Puttense gezinnen vanaf ± 1600 tot ± 1920. Een groep van zo'n 12 personen zet zich, een vast dagdeel in de week, al ruim 14 jaar in, om de gegevens vast te leggen. Na invoering van de gegevens, controleren de leden de ingevoerde gegevens met de aanwezige akten. Dit is een tijdrovende bezigheid. De controle van de aanwezige gegevens is bijna afgerond. Omdat elk jaar weer een gedeelte openbaar wordt, worden deze nieuwe gegevens toegevoegd aan het totaal overzicht.

 

De leden van de werkgroep controleren ook de akten van overleden personen, die bij de razzia in oktober 1944 zijn weggevoerd en opgenomen zijn in het Gedenkboek. Verschillende akten werden gecontroleerd. Daaruit bleek dat er veel gegevens, die bij de totstandkoming van het Gedenkboek nog niet bekend waren, aan de database van het PHG kunnen worden toegevoegd.

 

Het PHG bezit een collectie van 6.000 pasfoto's uit de periode 1942-1944 die gebruikt zijn voor persoonsbewijzen. In eerste instantie waren de namen van de gefotografeerden niet bekend.  De heer T. van den Brink zet zich al een aantal jaren in om de namen te traceren die bij de pasfoto's horen. Plaatsing van deze 'naamloze' foto's in De Graver (kwartaaluitgave van de Stichting PHG) en in het Puttens Weekblad levert regelmatig aanvullingen op. Inmiddels zijn van 70% van de foto's persoonsgegevens bekend. Op verzoek van het PHG zal het fotobestand in 2010 op de beeldbank van de website van het gemeentearchief worden geplaatst.

 

Als lid van het PHG brengt de heer L.A. Luteijn de woninghistorie van Putten in kaart. Daarbij wordt genoteerd welke mensen in een bepaald pand hebben gewoond en herleidt hij het oude woningadres naar een huidig adres. Hij is begonnen bij het jaar 1850 en is bezig met het jaar 1920. De gemeente Putten maakt dankbaar gebruik van deze inventarisatie.

 

Het gemeentearchief beschikt over een lijst met bouwvergunningen over de periode 1878-1945 waarbij een aantal huidige adressen ontbreekt. De heren A. Klaasen en J. van Hell (PHG) onderzoeken deze adressen, mede met gebruikmaking van de woninghistorie (Luteijn), naar het huidige adres. Door dit onderzoek komen nog niet herleide bouwvergunningen (uit de betreffende periode) naar het huidige adres, aan het licht. Deze gegevens zullen we alsnog opnemen in de bestaande lijst.

 

De gemeente stelt de goede samenwerking tussen het gemeentearchief en het PHG zeer op prijs.

De gemeente faciliteert de werkgroep (gebruik van ruimte en materialen) en mag gebruikmaken van de door de werkgroep vastgelegde gegevens.

De samenwerking heeft geleid tot een verbetering van de dienstverlening aan genealogen, historici, makelaars, journalisten en eigen inwoners.

Uitgelicht