3. Dienstverlening oud archief

Bezoektijden

Op werkdagen kunnen bezoekers van 09.00-12.30 uur het gemeentearchief bezoeken, het liefst op afspraak. Als de bezoeker het gemeentearchief 's middags wil bezoeken kan er een afspraak gemaakt worden.

 

Bezoekersreglement

Bij een bezoek aan het gemeentearchief dient de bezoeker zich te houden aan het bezoekersreglement. Hierin wordt vermeld wat van de bezoeker mag worden verwacht.

 

Bezoekregistratie

Aan elke bezoeker wordt verzocht om een registratieformulier in te vullen. Uit de registraties worden de bezoekersaantallen en de onderzoeksonderwerpen gehaald.Het registreren van bezoekersaantallen met daarbij de onderzoeksonderwerpen heeft geleid tot een beter inzicht in de onderzoeksvragen. Dit heeft een betere prioriteitstelling van nog uit te voeren werkzaamheden tot gevolg gehad. Daarmee is een stap gezet in de richting van het vraaggericht werken. Voor het raadplegen van perceelsdossiers wordt een aparte registratie bijgehouden.

 

Kosten

Voor het laten uitvoeren van naspeuringen in het archief en het verstrekken van fotokopieën e.d. worden kosten in rekening gebracht conform de op dat moment geldende Legesverordening.

 

Onderzoeken

Veel bezoekers richten zich op voorouderlijk onderzoek, ook wel genealogie genoemd. Vaak is men op zoek naar een missende schakel in de familiegeschiedenis. Voor genealogisch onderzoek wordt dankbaar gebruikgemaakt van de gegevens die de werkgroep Genealogie van het PHG heeft samengesteld.

 

Andere bestanden, zoals de kranten, worden geraadpleegd om berichten over een bepaalde zaak te onderzoeken en deze te verwerken in bijvoorbeeld scripties.

 

Andere onderzoeksonderwerpen zijn: religie, onderwijs (vooral leerkrachten), gasbedrijf, Tweede Wereldoorlog, landgoederen en luchtfoto's.

 

Het gemeentearchief beschikt over een bijna compleet overzicht van kranten uit Putten. Onze wens is om deze kranten digitaal aan de burger via de website aan te bieden. Om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om dit te realiseren is in 2009, op provinciaal niveau, een werkgroep van archivarissen ingesteld. Het Puttens gemeente-archief volgt nauwgezet de voortgang van dit onderzoek.

 

Voor het fotoarchief bestaat veel interesse. Ook in 2009 hebben de archiefmedewerkers bezoekers bij hun onderzoek kunnen helpen met de aanwezige oude foto's.

 

Bijzondere onderzoeken

Het in 2008 door de heer L.A.F Godschalk geïnventariseerde gedeelte 1940-1945 werd veelvuldig geraadpleegd. Onder andere voor de volgende onderzoeken:

  • De heer E.J.M. Verheijen uit Buchten heeft de bovengenoemde index geraadpleegd voor zijn onderzoek naar de in beslag genomen radiotoestellen over de periode 1940-1945. Deze gegevens zijn verwerkt in tabellen en overzichten en opgenomen in zijn publicatie: "Het radiotoestel in de Tweede Wereldoorlog", 2009. - 275 p. ISBN 978-90-9024119-7.
  • De heer IJska uit Ermelo heeft ook dankbaar gebruikgemaakt van de genoemde index over de periode 1940-1945 en heeft deze gebruikt voor zijn onderzoek naar weggevoerde joodse personen uit de gemeente Putten. Als zijn onderzoek is afgerond zal hij een artikel plaatsen in "het Erf van Ermel".
  • Het NIOD (Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie) heeft een afschrift ontvangen van de index over de oorlogsdossiers. Deze gegevens zijn geplaatst in een overzicht op de website "Wegwijzer archieven WO2". De website http://archievenwo2.nl/ is in 2009 beschikbaar gekomen voor het publiek. De site toont een landelijk overzicht van de archieven over de Tweede Wereldoorlog. Het Puttens gemeentearchief heeft, zonder dat de auteursrechten zijn overgedragen, toestemming gegeven ook een oude foto van het toenmalige gemeentehuis erbij te plaatsen. Voordat het overzicht is verstrekt zijn de gegevens gecontroleerd op de correctheid en openbaarheid. Het gemeentearchief heeft daarbij aangegeven welke documenten wel en nog niet openbaar zijn.
  • De Stichting Oorlogsgravenstichting vroeg om de gegevens mee te delen over omgekomen burgerslachtoffers bij beschietingen en/of bombardementen. Zij hebben deze gegevens geplaatst in het slachtofferregister.

 

Bezoekersoverzicht

Uit het bezoekersoverzicht van 2009 blijkt dat het aantal bezoeken niet veel afwijkt van het vorig jaar. Wel viel op dat er meer jongere onervaren onderzoekers zijn geweest. Om deze bezoekers goed van informatie te voorzien, werden zij intensief begeleid.

 

Onderstaand het overzicht van de geregistreerde informatieaanvragen:

In het bezoekersoverzicht is het wekelijkse bezoek van de werkgroep Genealogie van het Puttens Historisch Genootschap meegeteld.

 

Nadere omschrijving

Bezoekers

 Bezoeken

Inlichtingen

Telefonisch en schriftelijk

Genealogisch

69

665

155

Cultuurhistorisch onderzoek

83

86

86

Totaal

163

751

241

 

 

Specificatie

Aantallen 2008

Aantallen 2009

Schriftelijk

194

194

Telefonisch

58

47

Bezoeken

573

576

Totaal

825

817

 

Omdat de aanvragen voor inzage in perceelsdossiers apart werden geregistreerd, werd niet altijd gezocht naar historische informatie. Uit het overzicht blijkt dat het aantal bezoeken is afgenomen maar dat er meer bezoekers zijn geweest. Misschien heeft dit iets te maken met de recessie.

 

Inzage perceelsdossiers

2008

2009

Bezoekers

111

131

Bezoeken

238

161

 

Onderstaand een overzicht van het aantal bezoeken aan de website van het gemeentearchief.

 

Website gemeentearchief

2009 (vanaf febr.)

Bezoeken

3.926

 

Voor de invoering van de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) zijn alle bouwdossiers gelicht. In 2009 is dit project afgerond en zijn alle bouwdossiers, die als brongegevens zijn gebruikt, weer veilig opgeborgen in de archiefbewaarplaats. De gegevens zijn nu digitaal beschikbaar. In 2010 zal een audit uitwijzen of de ingevoerde gegevens voldoende zijn om aangesloten te worden op de landelijke voorzieningen BAG en welke consequenties e.e.a. zal hebben voor het archiefbeheer.

 

Mogelijkheden studiezaal

De bezoeker kan tijdens de openingsuren een beroep doen op de archivaris en/of de aanwezige medewerker. Het gemeentearchief streeft naar een goed georganiseerde dienstverlening. De informatiefolder voor genealogisch onderzoek biedt voor zowel de startende als voor de gevorderde onderzoeker handvatten voor zijn onderzoek. Daarnaast zijn er ook folders van derden voor de bezoeker beschikbaar.

 

De studiezaal beschikt over een microficheleesapparaat waar men microfiches kan raadplegen. Het apparaat voldeed niet meer en is in 2009 vervangen. Het nieuwe apparaat kan niet alleen microfiches, maar ook de aanwezige microfilms van verschillende afmeting (16 en 35 mm) verwerken. Het apparaat biedt de mogelijkheid om te printen en te scannen.

 

Van het grootste gedeelte van de akten van de burgerlijke stand zijn microfiches aanwezig. Hiervan zijn indexen op naam en jaar.

 

Het doel van verfilming (microfiches, microfilms) is dat de akten veilig gesteld zijn tegen beschadiging (in het kader van duurzaamheid) en  dat de gebruiker op eenvoudige wijze reproducties voor genealogisch onderzoek kan maken. Na verfilming worden de originele boeken met akten van de burgerlijke stand niet meer gebruikt. Daardoor blijven de boeken in een goede staat en zullen dure restauraties minder noodzakelijk zijn. Nog niet alle akten zijn verfilmd. Verfilming (microfilm/-fiches) en digitalisering lijkt vooralsnog het meest voor de hand te liggen. Digitalisering biedt nog niet voldoende waarborgen t.a.v. duurzaamheid. Onderzoek naar zowel praktische als duurzame oplossingen voor het raadplegen van de akten is gestart.

 

In de bezoekersruimte/studiezaal zijn pc's beschikbaar voor de bezoekers die digitale inventarissen, indexen, genealogische gegevens en dergelijke willen raadplegen. De onderzoeker wordt ook in de gelegenheid gesteld om, zo nodig, extra gegevens van het internet te halen. In de ruimte waar het Puttens Historisch Genootschap (PHG) haar werkzaamheden verricht, is een nieuwe pc geplaatst. Deze pc is, net als alle andere pc's, in het netwerk opgenomen om, ter beveiliging van gegevens, gebruik te maken van de gemeentelijke back-up procedures. De heer L.A. Luteijn van het PHG werkt aan het opnemen van de bewoningsgegevens en koppelt deze met de toenmalige bewoners, daarna worden de gegevens herleid naar de huidige adressen. Deze gegevens zijn zo uniek dat ze niet verloren mogen gaan. Omdat de heer Luteijn deze gegevens op zijn eigen laptop verwerkt, worden de gegevens via een geheugenstick in het netwerk opgenomen.

 

Het gemeentearchief is verheugd dat een gedeelte van de boekencollectie van het PHG is overgebracht naar de bezoekersruimte. Het is een waardevolle aanwinst op de gemeentelijke boekencollectie. Het PHG heeft besloten om de collectie over te dragen, omdat deze collectie in de bezoekersruimte van het gemeentearchief beter tot zijn recht komt dan in hun museum. De bezoekers kunnen tijdens hun onderzoek van deze collectie gebruik maken.

 

Website

Het gemeentearchief heeft een prominente plaats op de website. Het gedeelte van het gemeentearchief werd uitgebreid met verschillende genealogieën, die door het Puttens Historisch Genootschap zijn samengesteld. Onder andere zijn toegevoegd: L. Helsdingen, W. van Kernebeek, R. Kleijer, J. van Elten, S. Doppenberg en M. Jansen. De leden van de werkgroep Genealogie van het Puttens Historisch Genootschap hebben daaraan een grote bijdrage geleverd.

 

In 2009 is er op de website extra zorg besteed aan het toegankelijk maken van het "overzicht archieven". Door deze indeling biedt de bezoeker de mogelijkheid zijn onderzoek goed uit te voeren. Hierdoor is de digitale toegankelijkheid van de gemeentelijke archieven voor een breder publiek bewerkstelligd. Voor een volledig overzicht verwijzen wij u naar de website homepagina.

 

De bezoekers reageren positief over het materiaal dat op de website van het gemeentearchief wordt aangeboden.

 

Om foto's en prentbriefkaarten goed te presenteren is er in 2009 een beeldbank geïmplementeerd. Een medewerker van Interne Zaken vult deze 'beeldbank' met foto's en prentbriefkaarten. Met de invoering van de beeldbank wordt het ook mogelijk om bezoekers actief bij de fotocollectie te betrekken o.a. door aanvullingen te geven op de fotobeschrijvingen. De verwachting is dat de beeldbank in 2010 toegankelijk zal zijn voor de bezoekers. De archivaris stelt voor publicatie vast of publicatie via de website auteursrechtelijk gezien toegestaan is.

 

Intenties

Het gebruik van automatisering en het digitaal aanbieden van archieven, indexen en beeldmateriaal door archiefinstellingen, vaak op het internet, heeft de afgelopen jaren een grote vlucht genomen. De vraag bij het publiek neemt nog steeds toe. Het gemeentearchief streeft ernaar om veel Puttense informatie digitaal via het internet beschikbaar te stellen, maar zal daarbij wel nut en noodzaak afwegen. Veel oud-archiefmateriaal is niet digitaal beschikbaar. Digitaliseren van oud-archiefmateriaal is duur. Daarnaast is ook niet alle informatie uit het archief geschikt om via het internet aan te reiken. Voorlopig zal de onderzoeker nog veel naar informatie blijven speuren in de archieven in ons gemeentehuis.

 

Om een evenwichtige opbouw van de geschiedenis van de gemeente Putten op te bouwen, kan het nodig zijn om andere archieven te werven. Om te beoordelen of een dergelijke archiefcollectie in het gemeentearchief kan worden opgenomen, zal een acquisitieprofiel uitkomst bieden. In 2009 is afgesproken dat er in 2010 een acquisitieprofiel moet worden vastgesteld. In het profiel worden uitgangspunten opgenomen waaraan een archief of collectie moet voldoen om in het gemeentearchief te worden opgenomen. Hiermee kan aangeboden archiefmateriaal worden beoordeeld op de cultuurhistorische waarde.

Uitgelicht