6. Materieel Beheer

Depotbeheer/archiefbewaarplaats

De goedgekeurde archiefbewaarplaats werd op vaste momenten door de archivaris gecontroleerd om te bezien of de ruimte aan de gestelde eisen voldoet. De ruimte voldoet nog aan de gestelde eisen. In periode met vorst is de luchtvochtigheid aan de kritische kant (zie ook 8 Inspectie).

 

Ruimte-indeling

Om de ruimte zo efficiënt mogelijk in te delen en een overzicht te hebben van de nog aanwezige plaatsingsmogelijkheden, is de opgestelde depotlijst in 2009 aangepast. Daarin is per rek terug te lezen wat, waar is weggezet en welke ruimte nog beschikbaar is. We verwachten dat er voor de komende jaren voldoende ruimte aanwezig zal zijn om archievenmateriaal te plaatsen.

 

Klimaat

Ten behoeve van een goede klimaatbeheersing worden de temperatuur en de luchtvochtigheid doorlopend gemeten en geregistreerd. In overleg met de gebouwen-beheerder is in 2009 de apparatuur zodanig afgesteld dat temperatuurschommelingen zo veel mogelijk zijn beperkt. Het systeem alarmeert wanneer de temperatuur en/of luchtvochtigheid beneden of boven de ingestelde waarden komt. Elke maand wordt een overzicht gemaakt van de waarden in de archiefbewaarplaats. Op die manier worden de luchtvochtigheid en temperatuur gecontroleerd op schommelingen.

 

Veiligheid

  • De brandblussers die in de nabijheid van de archiefbewaarplaats hangen worden jaarlijks, door een gespecialiseerd bedrijf gekeurd.
  • Ongedierte krijgt door het klimaat in de archiefbewaarplaats geen kans om te gedijen.

Ook wordt de archiefbewaarplaats, onder toezicht van de archivaris en volgens opgestelde regels, tweemaal per jaar schoongemaakt door een extern bedrijf. Om te voorkomen dat in de archiefruimten ongedierte zoals zilvervisjes zouden kunnen komen, worden er antimot-vellen en lokdoosjes geplaatst.

 

Burgemeester en wethouders zijn er verantwoordelijk voor dat er waarborgen zijn om het gemeentearchief te behoeden tegen schade aan ons cultureel erfgoed. Bij calamiteiten zal direct actie ondernomen moeten worden om de schade zoveel mogelijk te beperken. Ofschoon de kans dat ons gemeentehuis wordt getroffen door een calamiteit klein is, zijn er toch voorzorgsmaatregelen nodig. Daarom is er een calamiteitenplan opgesteld.

 

Calamiteitenservice

Om verzekerd te zijn van deskundige eerste bereddering bij waterschade of andere calamiteiten is het gemeentearchief aangesloten bij de Documentenwacht. Met deze overeenkomst wordt geregeld dat bij een calamiteit beredderingshulp ter plaatse is, dat inpakmaterialen worden geleverd en dat zo nodig gezorgd wordt voor transport met een geklimatiseerde bus naar een opslag in een vriescel of vrieshuis. Ook wordt een uitgebreide schaderapportage opgemaakt, zodat een achteruitgang van de documenten wordt voorkomen. Daarna kan een plan van aanpak worden gemaakt voor restauratie van de eventueel beschadigde documenten. Naast een 24-uurs service voor ondersteuning bij een calamiteit, voorziet de Documentenwacht zo nodig ook in ondersteuning op het gebied van de kwaliteitszorg voor het archief.

 

Restauratie

We mogen ons gelukkig prijzen met de in ons bezit gekomen boeken van de raadsnotulen over de periode 1819-1834 en van Schout en Assessoren (het latere B. en W.) over de periode 1819-1842. De boeken zijn getest op eventuele schimmels. Omdat de test aangaf dat er geen schimmels actief zijn, zijn de boeken in de eigenlijke verzameling geplaatst. Wel is er sprake van beschadiging door gebruik. Er zijn daarom afspraken gemaakt om de boeken in 2010 te restaureren.

 

Kaartmateriaal en luchtfoto's

Voor het bewaren van luchtfoto's en oud kaartmateriaal zijn er liggende kaartenkasten aangeschaft en in de archiefbewaarplaats neergezet. Uit oude tekeningenkasten zijn de originele tekeningen gelicht en ontdaan van overtollig materiaal. De tekeningen uit de oude kasten te halen en te koppelen aan de desbetreffende correspondentie vraagt meer tijd dan was verwacht. Met dit project zullen we nog tot 2013 bezig zijn.

 

Persoonskaarten

De persoonskaarten waren in zuurvrije dozen geplaatst en ondergebracht in de archiefbewaarplaats. De kaarten worden veelvuldig geraadpleegd. Door het gewicht waren de dozen slecht hanteerbaar en gingen ze snel stuk. Ook het veelvuldig tillen van de dozen is niet bevorderlijk voor de gezondheid van de medewerkers. Met behulp van de leverancier werd gezocht naar een betere oplossing. De dozen zijn inmiddels vervangen. De kaarten worden nu in handzame 'Arbo vriendelijke' dozen bewaard. De dozen zijn makkelijker te tillen en zullen dor het geringe gewicht minder snel beschadigen.

 

Begraafplaatsadministratie

De begraafplaatsadministratie vindt plaats op de afdeling BPOB (cluster burgerzaken). Medio 2009 werden de kaarten waarop de administratie werd gevoerd handmatig in de database (Key2Begraven) gezet. De kaarten zijn daarna in de archiefbewaarplaats opgeborgen. Naast de kaartadministratie is er nog de correspondentie waarin de aanvraag en uitgifte van de graven zijn vastgelegd. Deze correspondentie zal in 2010 aan de bestaande database worden toegevoegd, waarna de fysieke correspondentie ook een plaats in de archiefbewaarplaats zal krijgen.

 

CD en DVD berging

Voor het bewaren van CD's en DVD's zijn speciale opbergcassette aangeschaft. Hierin worden de CD's en DVD's overzichtelijk opgeborgen.

Uitgelicht