7. Toegankelijk maken

In 2009 is er veel aandacht besteed aan het inventariseren van archiefdelen die al overgedragen hadden moeten zijn voor permanente bewaring. Onderstaand treft u per collectie de stand van zaken per eind 2009 aan van hetgeen raadpleegbaar is, dat wat afgerond is en dat wat er nog bewerkt moet worden. 

 

Archief gemeentebestuur 1800-1940

In 2009 is de totale inventarisatie over bovengenoemde periode afgerond en overdragen aan het gemeentearchief. De inventaris is fysiek te raadplegen in de bezoekersruimte en in 2010 zal deze op de website geplaatst worden.

 

Archief gemeentebestuur 1940-1975

Van het archief uit de periode 1940-1975 is een deel geïnventariseerd. Het gedeelte uit de periode 1940-1945 is met voorrang in 2008 geïnventariseerd door de heer L.A.F. Godschalk, omdat er veelvuldig vraag was naar deze archiefstukken. Er is een uittreksel/index gemaakt om de toegankelijkheid, ook via de website, te vereenvoudigen. Daarna is begonnen om per gemeentetaak de resterende perioden van het archief te inventariseren. Er moet nog 80 meter bewerkt worden.

 

Archief gemeentebestuur 1975-1990

Dit gedeelte archief is in de loop der jaren geïnventariseerd en in 2009 afgerond en overgedragen aan de archiefbewaarplaats. De inventaris is voor de bezoeker beschikbaar zowel in de bezoekersruimte als via het internet.

 

Notariële akten

Van de verzamelingen waarvan geen repertoire aanwezig was is een nadere index gemaakt. Van de overige notariële akten worden in een later stadium uitgebreidere indexen gemaakt. Op de website zijn de overzichten van de notariële akten te raadplegen.

 

Particuliere archieven en verzamelingen

  • Collectie Wouters

Deze collectie is zo goed als mogelijk geïnventariseerd. Bij het inventariseren is, zoveel mogelijk, de oorspronkelijke indeling van de schrijver aangehouden. De glasplaatnegatieven zijn gedigitaliseerd en door tussenkomst van de heer A. Klaassen, op CD-rom gezet. Vervolgens zijn de foto's op papier afgedrukt en aan de verzameling toegevoegd. Op de website is de inventaris te raadplegen.

 

  • Collectie Huisman

De collectie Huisman herbergt een gigantische hoeveelheid Puttense informatie die soms eeuwenver teruggaat. Deze verzameling is geschonken aan het gemeentearchief om te waarborgen dat deze informatie bewaard blijft en toegankelijk kan worden gesteld.

 

Aan het toegankelijk maken van de collectie zijn vele uren besteed. De heer L.A.F.  Godschalk (gemeente) en (op vrijwillige basis) de heren J. van Hell  en A. Klaassen hebben de collectie voor het nageslacht toegankelijk gemaakt. In 2009 is de inventarisatie van de fotocollectie afgerond. De verzameling is inmiddels in zuurvrije archiefdozen verpakt, voorzien van etiketten en opgenomen in het gemeentearchief. Een overzicht van zowel verwerving als verwerking treft u hier aan.

 

Hoewel het leeuwendeel van het project achter de rug is, vinden er in stilte nog inventarisatiewerkzaamheden plaats. Na de Puttense foto's worden de overige foto's als aanvulling uit de omgeving van Putten nog onderzocht. Aan het invoeren van de omschrijvingen van de krantenartikelen wordt eveneens gewerkt (de heer H. Larooij - gemeente). Zodra daar weer meer resultaten van gereed zijn, volgt eveneens publicatie op de website.

 

Deux Aes Bijbel

Er is een voorziening getroffen waardoor de bezoekers de Deux Aes Bijbel uit het jaar 1614 achter glas kunnen bewonderden. In het verleden heeft de gemeente Putten van de familie Boreel, die op het landhuis Oldenaller heeft gewoond, deze Bijbel aangekocht. Oorspronkelijk was de Bijbel van de familie Goltstein, die in het landhuis "De Vanenburg" heeft gewoond. Verschillende families hebben hun genealogische gegevens voor- en achterin de Bijbel genoteerd. De Bijbel is uitgerust met twee zilveren sloten met de familiewapens van de families Goltstein - Heumen - Ripperda - Van der Capelen. De laatste aantekeningen dateren van 1794. Er is in 2009 een voorziening getroffen waardoor de bezoekers de Bijbel nu achter glas kunnen bewonderden. Van de aanwezige aantekeningen van de verschillende families voor- en achterin de Bijbel is door de heren E. Steenmeijer en de archivaris een transcriptie gemaakt, die door de bezoekers geraadpleegd kan worden.

 

Fotomateriaal

De bezoeker kan fotomateriaal in de bezoekersruimte raadplegen. Steeds vaker wordt gevraagd of het fotomateriaal via de website geraadpleegd kan worden. Dit is echter een zeer intensief werk en kost veel tijd. Met de implementatie van de nieuwe beeldbank (zie hoofdstuk Dienstverlening)  verwachten we daar in 2010 toch al enige invulling aan te kunnen geven.

 

Burgerlijke stand en Bevolkingsregisters (PHG)

De heer Luteijn van de werkgroep Genealogie van het PHG zet zich in om de woninghistorie van Putten samen te stellen. Een klus, waarbij intensief onderzoek leidt tot registratie van gegevens in een database. Om dit digitale bestand veilig te stellen, wordt het bijgewerkte bestand in het gemeentelijk back-up systeem meegenomen. Van de reeds ingevoerde gegevens wordt dankbaar gebruikgemaakt bij het zoeken naar gekoppelde gegevens van bewoning en bevolking. Op de lijst met bouwvergunningen over de periode 1878-1945 is een aantal adressen onbekend. De heren A. Klaasen en J. van Hell (PHG) onderzoeken deze adressen en trachten dit te herleiden naar het huidige adres. Door dit onderzoek komen ook nog niet in de lijst geregistreerde bouwvergunningen uit de betreffende periode aan het licht. Deze gegevens zullen we alsnog in de bestaande lijst met bouwvergunningen opnemen.

 

Puttens Historisch Genootschap

Om alle inventarisatiewerkzaamheden van de werkgroep Genealogie van het Puttens Historisch Genootschap te realiseren stelt het gemeentearchief ruimte en computerfaciliteiten aan deze werkgroep beschikbaar. In ruil daarvoor krijgt het gemeentearchief de beschikking over de databases met de verzamelde gegevens. Daarvan wordt dankbaar gebruikgemaakt. Gedurende de verslagperiode bestond de werkgroep Genealogie uit de volgende personen: de dames: T. Elbertsen-Hoekstra, M.L. Hazeu-van Veldhuizen, M.T. Hooij-Enter, E.A. Luteijn-Eekhoutte en de heren: T. van den Brink, K.A. Gort, G.C.J.M. Hollanders, L.A. Luteijn, E. L. Steinmeier, IJ. Zijlstra, J. van Hell en A. Klaassen. Door deze enthousiaste werkgroep werd in het verslagjaar ongeveer 1.250 uren aan het project besteed.

 

Historische canon Putten

Een werkgroep van het PHG heeft onder leiding van de heer Hollanders de Puttense historische canon samengesteld. Eind 2008 is de canon geplaatst op de website van het gemeentearchief. In 2009 zijn er veel positieve reacties ontvangen. De canon kan verder uitgebouwd worden, hierover zijn we nog in overleg. Ook zijn er nog geen onderwerpen over de 'nieuwe' geschiedenis. Hiermee bedoelen we de geschiedenis vanaf 1950 tot heden. Ook dit willen we aanvullen.

 

Substitutie

Wanneer fysieke documenten in slechte staat zijn zodat ze nauwelijks geraadpleegd kunnen worden dienen ze op een andere informatiedrager gezet te worden. Wanneer het originele document wordt vernietigd, wordt dit substitutie genoemd. Substitutie houdt dus in het vervangen van archiefbescheiden door reproducties met de bedoeling de originele bescheiden daarna te vernietigen. De reproducties (scans) nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. De reproducties worden originelen en daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. De nieuwe informatiedragers, bijvoorbeeld microfilms en optische schijven, moeten dan ook voldoen aan de eisen die worden gesteld in de regeling 'duurzaamheid archiefbescheiden'. Er kan alleen besloten worden tot substitutie als dit gebeurt met juiste en volledige weergave van het origineel. Medio 2009 heeft gedeputeerde staten de provinciale beleidsregel vastgesteld waaraan de zorgdrager zich moet houden bij het vervangen van documenten. Omdat de gemeente Putten nog niet kan voldoen aan de provinciale beleidsregel worden hier nog geen documenten vervangen door reproducties met de bedoeling de originele documenten te vernietigen.

 

In 2009 is de proef om facturen digitaal te verwerken verder ontwikkeld. Om de facturen digitaal te kunnen verwerken is er een koppeling gemaakt met het DMS/RMS-systeem (Verseon) van Interne Zaken. Na de zomer van 2009 zijn er verschillende tests geweest in de vorm van een pilot met de afdeling Financiën en de afdeling Interne Zaken. De bedoeling is met ingang van 2010 deze facturen geheel digitaal te verwerken. De originele documenten worden niet vernietigd. Omdat de facturen niet worden vernietigd wordt niet aan substitutie gedaan. Het ligt in de bedoeling om als de implementatie op alle afdelingen heeft plaatsgevonden het proces door een EDP-auditer te laten controleren.

Uitgelicht