8. Inspectie

Inspectietaken

Volgens artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995 oefent de gemeentearchivaris toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

 

Voor het auditen van het informatie- en archiefbeheer dient er een controleplan te worden opgesteld. Dat staat gepland voor 2010. Met de uitkomsten van de audits kan het informatie- en archiefbeheer worden verbeterd. De eerste controles, op basis van het plan, zullen uiterlijk in 2011 worden uitgevoerd. De resultaten zullen in het jaarverslag worden opgenomen.

 

De gemeente heeft een archivaris aangesteld om te toetsen of de vastgestelde Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer worden nageleefd.

 

Informatievoorziening en -structuur

Elke organisatie die onder de werking van de Archiefwet 1995 valt, dient een documentair structuurplan (DSP) op te stellen en bij te houden. De gemeente Putten heeft haar DSP in 2009 aangepast en door burgemeester en wethouders laten vaststellen. Ten aanzien van duurzame materialen, informatiebeveiliging, organisatie en informatie-voorziening wordt verwezen naar de inhoud van het DSP. Met het DSP wordt ervoor gezorgd dat met gemeentelijke informatie dusdanig wordt omgegaan dat aan administratieve, juridische en financiële verantwoordingseisen wordt voldaan en het cultuurhistorisch belang wordt bewaakt. In 2008 is de midoffice applicatie vervangen door Verseon en gemeentebreed geïmplementeerd. Het DSP is opgenomen in het Document- en Record Managementsysteem. Hiermee is de basis gelegd voor de gewenste functionele en Informatiearchitectuur. Deze architectuur is conform de structuur die EGEM heeft ontwikkeld en door veel gemeentelijke organisaties is omarmd. Met deze nieuwe applicatie ontstaan er meer mogelijkheden om de bedrijfsvoering te ondersteunen (efficiënter en effectiever), deze met kengetallen in kaart te brengen en de dienstverlening aan de burger te ondersteunen en te verbeteren, terwijl ook het cultuurhistorisch belanggoed wordt bewaakt. Van deze mogelijkheden zijn in 2009 al meerdere functies ingevuld. Onder andere zijn er verschillende koppelingen gemaakt met andere applicaties, die in de organisatie in gebruik zijn.

 

Beheersregels en kwaliteit

Voor het archief wordt een AfdelingsWerkwijzer gehanteerd als onderdeel van het Kwaliteitshandboek van de afdeling Interne Zaken. Hierin zijn en worden ook werkafspraken, instructies en handelwijzen vastgelegd over o.a. registraties, post, applicatiebeheer, processen ten behoeve van een goede onderlinge samenwerking en communicatie. In 2009 zijn zij getoetst aan hun actualiteit en zijn ze, in dien noodzakelijk, aangepast.

 

Archieflocaties

De gemeente beschikt over diverse locaties waarop archiefbescheiden worden bewaard. We noemen u de Archiefbewaarplaats, archieven op locatie en paternosterkasten. Naast de controle op archiefbescheiden oefent de archivaris ook controle uit op de ruimten waarin deze stukken worden bewaard.

 

Archiefbewaarplaats

De archiefbewaarplaats wordt op vaste tijden gecontroleerd op luchtvochtigheid, temperatuur, verlichting, brandveiligheid, extra depotruimte, schimmel- en zuurtesten op documenten. Het bleek dat in de afgelopen jaren de luchtvochtigheid in een vorstperiode te wensen overliet. De gebouwenbeheerder heeft een extern bureau ingeschakeld om te onderzoeken welke maatregelen noodzakelijk zijn om de luchtvochtigheid beheersbaar te houden. Na overleg met de provinciale archiefinspectie is besloten in het voorjaar van 2010 de installatie aan te passen. Bij deze controles in de archiefbewaarplaats werden documenten ontdekt, die aanleiding gaven om extra gecontroleerd te worden op zuurgraad en eventueel schimmels. Na onderzoek bleek  dat er geen aanleiding was voor extra maatregelen. Enkele stukken dienen gerestaureerd te worden. Hiervoor zijn afspraken gemaakt met een restaurateur.

 

Archief op locatie

De archiefruimte is gecontroleerd op brandpreventie en ongedierte. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd.

 

Bij controle van de archiefruimte op locatie BPOB is gebleken dat de kasten van de persoonsdossiers niet altijd conform de gemaakte afspraken waren afgesloten. Het betreft persoonsgegevens. Het risico van onrechtmatig raadplegen en het gevaar dat stukken ongemerkt verdwijnen is niet ondenkbaar. Het is  nodig gebleken de medewerkers hierop regelmatig aan te spreken. De archivaris houdt toezicht op de opnieuw gemaakte afspraken.

 

Archiefbestanden

Archiefbestanddeel Sociale Dienst

Met de afdeling Samenleving, waar de gegevens over werk, zorg en inkomen worden verwerkt en opgeslagen in paternosterkasten, zijn afspraken gemaakt over het beheer. De afdeling heeft een handboek beveiligheidsprocedures laten opstellen (Handboek procedures SUWI-net) en met de archivaris besproken.

 

Archiefbestanddeel leerplichtambtenaar

De werkzaamheden van de leerplichtambtenaar zijn aan het samenwerkingsverband Noord-Veluwe (regionaal bureau leerplichtzaken) toegevoegd. De leerplichtambtenaar hoorde in 2009 organisatorisch grotendeels onder de afdeling Welzijn en Burgerij. In samenwerking met de medewerker cultuur, is cultuurhistorisch materiaal van de voormalige leerplichtambtenaar veiliggesteld.

 

Archiefbestanddeel bouwvergunningen

Met de afdeling Bouwen, Ruimtelijke ordening en Milieu zijn afspraken vastgelegd over het uit huis plaatsen van dossiers. Om moeilijkheden te voorkomen worden er extra registraties en controles uitgevoerd.

 

Op verzoek van de juridische afdeling is besloten om de bewijskracht te vergroten door de procedure van ingetrokken bouwvergunningen te wijzigen. De besluiten worden nu bewaard, zodat de gemeente steeds kan aantonen wanneer een vergunning is ingetrokken.

 

Omgevingsvergunning (WABO)

De provinciale archiefinspectie heeft het college van burgemeester en wethouders middels een brief erop geattendeerd dat de invoering van Omgevingsvergunning grote invloed zal hebben op de archivering van stukken. De brief en gesprekken met de provinciale archiefinspectie hebben ertoe geleid dat er initiatieven zijn genomen om de archivering goed te laten verlopen. Met de invoering van de WABO zullen brieven en andere stukken namelijk zowel fysiek als digitaal worden aangeleverd. Dit geeft problemen bij de dossiervorming:

  • als deze stukken worden gearchiveerd in hun oorspronkelijke vorm zullen de dossiers niet compleet zijn,
  • als deze stukken alleen als fysiek óf digitaal dossier gearchiveerd worden, zal er sprake zijn van substitutie.

Dossiers moeten daarom op een andere wijze worden samengesteld. Zo nodig zal substitutie geregeld moeten worden. Bij het invoeren van de WABO zal er, wil men niet met informatiegaten en (financiële) risico's geconfronteerd worden, veel geregeld moeten worden op het gebied van dossiervorming en archivering. De gemeente is druk doende om hieraan vorm te geven.

 

Dossieruitleen

De administratie en uitvoering van de dossieruitleenregistratie is een onderdeel van de werkzaamheden van de afdeling Interne Zaken. Ook voor het uitlenen van dossiers zijn regels vastgesteld en worden er controles uitgevoerd hoelang de medewerkers de dossiers onder hun beheer hebben, e.e.a. onder toeziend oog van de archivaris. De dossiers komen normaal gesproken niet buiten het gemeentehuis. Op bepaalde afdelingen worden voor bepaalde werkzaamheden derden ingehuurd. In het Besluit Informatiebeheer is een artikel opgenomen over het uit huis plaatsen van dossiers. Hieraan is, na vaststelling door het college, in april/mei uitvoering gegeven.

 

Bewaartermijnen c.q. vernietiging

De gemeente hanteert voor documenten opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen van 2005. Voor de oudere documenten opgemaakt of ontvangen van 1850 tot 1996 blijft de zogeheten Vernietigingslijst 1983 van kracht. De gemeente maakt voor de vernietiging van fysieke en digitale archiefbescheiden gebruik van vernietigingsblokken. In 2009 zijn, zoals te doen gebruikelijk, de te vernietigen documenten in vernietigings-blokken geplaatst. Om de vijf jaar wordt een vernietigingslijst van de archiefbescheiden opgemaakt. De volgende vernietigingsronde zal in 2011 zijn. De officiële vernietigingslijst wordt in overleg met de afdelingen samengesteld. Indien van de te vernietigen archiefbescheiden zowel een fysiek als een digitaal exemplaar aanwezig is, worden beide bescheiden na officiële vaststelling van de vernietigingslijst vernietigd.

 

De administratie en uitvoering van de dossieruitleenregistratie is een onderdeel van de werkzaamheden van de afdeling Interne Zaken. Ook voor het uitlenen van dossiers zijn regels vastgesteld en worden er controles uitgevoerd hoelang de medewerkers de dossiers onder hun beheer hebben, e.e.a. onder toeziend oog van de archivaris. De dossiers komen normaal gesproken niet buiten het gemeentehuis. Op bepaalde afdelingen worden voor bepaalde werkzaamheden derden ingehuurd. In het Besluit Informatiebeheer is een artikel opgenomen over het uit huis plaatsen van dossiers. Hieraan is, na vaststelling door het college, in april/mei uitvoering gegeven.

Uitgelicht