Het archief

Algemeen

Bij overeenkomst van 16 februari 2004 is het archief van de parochie in bruikleen overgedragen aan het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe, archiefbewaarplaats Putten. Toen het begin 2005 fysiek werd aangeboden bij de archiefbewaarplaats, is dit direct in quarantaine geplaatst. Delen uit dit archief zagen er niet goed uit en waren vochtig geweest. Na een aantal maanden in quarantaine en een extra controle werd een actieve schimmel geconstateerd. Het gehele archief heeft daarop een schimmelbehandeling ondergaan.

 

De oude ordening

In beginsel was er een ordening volgens de volgorde van de plaatsingslijst van stukken, zoals we die bij de overeenkomst van 16 februari 2004 aantreffen. Deze orde was geschapen door de in 1986 benoemde parochiearchivaris. De heer Hollanders, parochiearchivaris, trof bij zijn aantreden in 1986 volgens zijn schrijven ”een grote hoeveelheid papier aan, met slechts fragmentarisch enige ordening” (6). Hij heeft de archiefstukken die hij aantrof in een aantal groepen gerangschikt.

Dit zijn de navolgende groepen:

RA =  register van afkondigingen

AB = armbestuur

BG = begraafplaats

DIV = diversen

FK = financiën

IN = infrastructuur (bouwkundige zaken)

KBA = kerkbestuur algemeen

KEL = kelnarij

R = parochieregisters

Sch = school

ST = statistiek

Binnen de groepen zijn de stukken chronologisch beschreven zodat gelijksoortige zaken in logische volgorde bij elkaar kwamen te staan. Voor zo´n klein archief best een werkzaam en overzichtelijk geheel. Vooral omdat dit werk goed en minutieus is gedaan.

In de bruikleenovereenkomst wordt aangegeven, dat er 3 meter archief zou zijn, waarvan enkele stukken waren achtergebleven bij de parochie.
Na ompakken bleek, dat er niet meer dan 1,5 strekkende meter archief was overgedragen. Bij een klein onderzoek bleken er diverse archiefbescheiden niet te zijn. Zo zijn er in het geheel geen registers van dopen, huwelijken, lidmaten en overlijden overgebracht, terwijl de overeenkomst en bijbehorende plaatsingslijst dit wel aangeeft. Tevens bleek dat er bij de verpakking veel met plastic mappen en hoesjes was gewerkt en dat al het metaal aan nietjes en paperclips was blijven zitten.  Al met al redenen, om het archief te bewerken en te inventariseren ondanks de gedetailleerde plaatsingslijst.

 

Verantwoording van de inventarisatie 2006

De onduidelijkheid over de overgebrachte archiefbescheiden, de veranderingen in de orde door overbrenging, schimmelbehandeling en verpakking, de materiële verzorging door het verwijderen van plastic en metaal uit het archief waren belangrijke motieven om tot een nieuwe inventarisatie over te gaan. Dit kwam naast een inhoudelijk motief. Binnen de groepen waarin het archief was geordend was een groep “diversen”. Deze was de grootste geworden en had de meeste nummers. Een groep, die in archievenland, vanwege haar intrinsieke onduidelijkheid, niet gebruikt wordt, is een belangrijke overweging geweest voor de inventarisatie. Daarom is de groep diversen en de stukken van het kerkbestuur algemeen in nieuwe hoofdstukken opgenomen.

 

Verantwoording van de inventarisatie van 2012

Belangrijk bij de inventarisatie was om een overzicht te krijgen, waarin de stukken ook weer bij elkaar staan, zoals bij de oude orde het geval was. Bij een klassieke inventaris kan veel van de oude orde gehandhaafd blijven, terwijl de overzichtelijkheid wordt vergroot door de onderverdeling. Daarnaast was bij de inventarisatie van 2006 het gemeenschapsleven onvoldoende uit de verf gekomen. Bovendien dienden vele stukken te worden toegevoegd die bij de inventarisatie van 2006 nog bij bestuursleden van de parochie berustten. Het aantal archiefnummers is daarbij toegenomen van 202 (2006) tot 406 (2012).

 

Openbaarheid

Bij de overbrenging zijn restricties opgenomen van openbaarheid van de stukken.

In wezen zijn er drie mogelijkheden.

1. Openbaarheid 

2. Openbaar na 50 jaar of

3. Openbaar na 100 jaar.

 

In de inventaris wordt dit bij de inventarisnummers aangegeven. Archiefbescheiden die gemerkt zijn met een van de bovengenoemde sluitingsperioden zijn voor derden alleen met schriftelijke toestemming van de eigenaar of archivaris voor inzage toegankelijk.

Uitgelicht