2.2 Verwerking
De verzameling in huis halen is één ding, maar deze toegankelijk maken is een tweede. Maar ook daar hebben we een oplossing voor bedacht. Van gemeentezijde wordt afgesproken dat Louis Godschalk daar per week een dagdeel aan mag besteden en Johannes van Hell, oud gemeentearchivaris, is bereid om als vrijwilliger aan het project mee te werken, eveneens voor een dagdeel per week. Van november 2005 t/m augustus 2007 werken we, met uitzondering van de vakantieperiodes iedere dinsdagmorgen gestaag aan de ontsluiting van de tientallen dozen.
Om snel wat overzicht te
krijgen beginnen we op 10 november 2005 met de verzameling van 100
"schoenendoosjes" met envelopjes met krantenknipsels
(25.000 stuks) op volgorde bij elkaar te zetten. Daarna worden de
honderden losse envelopjes die her en der verspreid door de
verzameling heen te vinden zijn, op volgorde gelegd en
successievelijk op de juiste plaats ingevoegd. Aan de hand van de
geschreven indexen, voor zover aanwezig, worden de omschrijvingen
gecontroleerd. Omdat we hier consequent iedere week een uur aan
besteden kunnen we dit project in anderhalf jaar (!) afronden.
Inmiddels is Henk Larooy al geruime tijd bezig met het invoeren van
de omschrijvingen in een Excelbestand.
In eerste instantie zijn alle, tientallen, dozen globaal geïnventariseerd en is geprobeerd zoveel mogelijk gelijksoortige informatie bij elkaar te plaatsen. Zo ontstaat een aantal voorlopige verzamelingen. Gelijktijdig wordt een werkplan opgezet met een uitsplitsing in verschillende deelprojecten. Werkendeweg ontstaat een hoofdindeling, met onderverdeling, die er als volgt uitziet
A. Krantenknipsels
- 100 dozen met (genummerde envelopjes) 1 - 25.000, grotendeels voorzien van index
- 4 dozen ongesorteerde genummerde envelopjes
- 2 dozen ongesorteerde en ongenummerde envelopjes.
- (Ook dozen met, ook losse, knipsels in de hierna volgende opsomming dozen)
B. Foto's, ansichtkaarten en dia's
- Fotoalbum Putten: 33 stapeldozen A4 met opgeplakte foto's (1-33). De dozen 8 en 9 zijn leeg en nr. 20 ontbreekt. Er zijn twee 'losse inhouden'. Uitzoeken bij welke dozen deze horen. Enkele indexen aanwezig.
- Fotoalbum Ermelo: 4 stapeldozen (1-4)
- Fotoalbum Veluwe: 5 stapeldozen (1-5)
- Diaverzameling: 1 verhuisdoos met diadozen + index
C. Boeken
4 dozen
- (ook boeken in de hierna volgende opsomming dozen)
D. Documentatie
- verspreid over 36 dozen met even zoveel verschillende onderwerpen
Doos voor doos wordt geopend, uitgepakt en beschreven en in juni 2006 beschikken we over een compleet inzicht in alle verzamelingen. De vakantieperiode gebruiken we voor afrondende werkzaamheden en beraad over het vervolg van het project. Besloten wordt een tweesporenbeleid te volgen en wel enerzijds de fotoverzameling beschrijven en toegankelijk maken en anderzijds de (overige) documentatieverzameling definitief ordenen en indexeren.
In september 2006 vervolgen we onze inventarisatiewerkzaamheden. Daarnaast besteden Johannes van Hell en Antoon Klaassen vanaf november 2006 iedere week een dagdeel (eerst donderdagmiddag, later maandagmiddag) aan het toegankelijk maken en beschrijven van de fotoverzameling. Medio 2008 zijn er al meer dan twintig mappen (met 200 foto's) beschreven. Dat betekent dus ruim 4.000 foto's. Er zijn enkele indexen beschikbaar om te vergelijken, maar verreweg de meeste foto's moeten worden beschreven aan de hand van het inzicht van deze twee deskundigen.