Acquisitieprofiel

Acquisitieprofiel voor het gemeentearchief Putten

Het gemeentearchief heeft de wettelijke taak om archiefbescheiden van de overheid, die niet voor vernietiging in aanmerking komen, in goede en geordende staat te bewaren in een archiefbewaarplaats. Het gemeentearchief heeft daarnaast ook de taak om de geschiedenis van de gemeente Putten op een juiste wijze in kaart te brengen.

Omdat de gemeente niet de bemoeienis heeft met alle aspecten in de gemeente Putten, is het gemeentearchief aangewezen op particulieren verzamelingen om de geschiedenis in beeld te brengen.

Voor het aanvaarden van particuliere verzamelingen heeft de wet geen expliciete regelgeving vastgesteld. Wel wordt in de Archiefwet 1995 aangegeven wat wel of niet opgenomen wordt in een archiefbewaarplaats.

Om een goede afweging te kunnen maken om wat wel en wat niet opgenomen dient te worden in de archiefbewaarplaats is een acquisitieprofiel onontbeerlijk.

Daarom is dit acquisitieprofiel vastgesteld.

Het gemeentearchief hanteert geen actief acquisitiebeleid. Dit profiel zal vooral worden toegepast op aangeboden verzamelingen.

Dit acquisitieprofiel dient gezien te worden als een groeimodel. Door voortgang in de maatschappelijke ontwikkelingen in de gemeente Putten dienen de criteria in handleiding van bijlage 1 na verloop van tijd bijgesteld te worden. Door wijzigingen van de in de bijlage opgenomen indicatoren van representativiteit behoeft niet steeds het acquisitieprofiel te worden vastgesteld.

De gemeentearchivaris beoordeelt de particuliere verzameling op de door de zorgdrager vastgestelde eisen. De verzameling dient minimaal aan de eisen 1 t/m 6 te voldoen. De eisen 7 t/m 10 kunnen mede bepalend zijn bij de besluitvorming. In de uitgangspunten zijn voorwaarden gesteld waaronder voorwaarden van financiële aard.

1. Werkingssfeer

1.1. Grondgebied van de plaats Putten
Het grondgebied wordt afgebakend door de bestaande grenzen van de gemeente.

1.2. Bestuurlijke werkingssfeer van het grondgebied Putten
Het aanbieden van verzamelingen en collectieonderdelen buiten het grondgebied van de gemeente Putten kan voor het gemeentearchief Putten van belang zijn, voor zover het materiaal betreft dat gerelateerd is aan de bestuurlijke werkingssfeer van de gemeente Putten.
Het aanbieden van materiaal buiten het grondgebied van de gemeente Putten wordt door het gemeentearchief overwogen als het deel uitmaakt van een groter geheel waarbij het merendeel de gemeente Putten betreft, of als er een bijzondere cultuurhistorische relatie met de plaats is.

2. Relatie met gemeentelijke archieven

De particuliere verzameling en/of collectie heeft een relatie met het archief van de gemeente Putten, hetzij doordat deze een aanvulling vormt op die archieven, hetzij dat deze onderdelen vanuit een ander perspectief belicht. De relatie kan er ook uit bestaan dat de particuliere verzamelingen en collecties onderdelen in de samenleving belichten die in de gemeentelijke archieven niet aan de orde komen, zodat ze een zelfstandige betekenis hebben als bron voor de geschiedenis van de gemeente Putten.

3. Representativiteit

De aan te bieden verzameling en/of collectieonderdeel dient kenmerkend te zijn in het kader van de politieke, economische, culturele, sociale, maatschappelijke of topografische ontwikkeling van de gemeente Putten. Er wordt gestreefd naar het verwerven van datgene waarin het kerkelijk dorp Putten landelijk gezien bijzonder is met de nadruk op landbouw en veeteelt, handel en de kleine nijverheid. (zie bijlage 1)

4. Authenticiteit

In principe komen alleen authentieke stukken voor acquisitie in aanmerking, tenzij slechts kopieën of afschriften beschikbaar zijn en/of acquisitie van authentieke stukken niet mogelijk is.

5. Toegevoegde waarde

Elk document dient een toegevoegde informatieve en/of kwalitatieve (in de zin van artistieke kwaliteit) waarde te hebben ten opzichte van de al aanwezige archieven en collecties.
Doublures dienen te worden vermeden, tenzij de materiële staat daartoe aanleiding geeft.

6. Dragers

Het gemeentearchief Putten verwerft en beheert documenten op papieren, perkamenten, audiovisuele en machinaal leesbare informatiedragers, negatieven en dia's.

7. Afstemming met andere erfgoedinstellingen

Materiaal dat bij het gemeentearchief Putten wordt aangeboden maar behoort tot het terrein van andere erfgoedinstellingen die een deel van de Collectie Putten beheren, komt niet voor acquisitie in aanmerking.

8. Completeren

Met het doel een zo compleet mogelijk beeld te laten ontstaan van de geschiedenis van de gemeente Putten wordt een verzameling opgenomen in het gemeentearchief. Wanneer de verzameling geen extra aanvulling geeft op de geschiedenis van de gemeente Putten, wordt de verzameling niet in de archiefcollectie opgenomen.

9. Materiële staat

De slechte materiële staat waarin een particuliere verzameling of collectie zich bevindt kan een reden zijn om niet tot opneming over te gaan.

10. Ruimte archiefbewaarplaats

De archiefbewaarplaats dient voldoende ruimte beschikbaar te hebben om het particuliere verzameling op te nemen. Het ontbreken van ruimte in de archiefbewaarplaats, kan een reden zijn om niet tot opneming over te gaan.

Uitgangspunten:
 

1. Schenking

Het gemeentearchief streeft bij verwerving naar schenking of, als dat niet mogelijk is, schenking op termijn, zodat een verzameling eigendom wordt van de gemeente. Dit vereenvoudigt het beheer van de verzameling en/of het collectieonderdeel.

2. Plaatsing in de archiefbewaarplaats

Indien een verzameling in de archiefbewaarplaats wordt opgenomen, wordt de collectie veelal vernoemd naar de schenker van de verzameling. Er wordt een overeenkomst opgemaakt.

3. Openbaarheid

Het gemeentearchief streeft ernaar dat de verzameling in zijn geheel openbaar is. Wanneer dit om zwaarwegende redenen niet mogelijk is, kan de schenker van de verzameling in overleg met de gemeentearchivaris, overeenkomen dat bepaalde stukken tot 50 jaar na afsluiten (of overlijden) voor de openbaarheid worden beperkt. Inzage van deze stukken voor een wetenschappelijk onderzoek dient wel tot de mogelijkheden te behoren. De afspraken hierover zullen schriftelijk worden vastgelegd.

4. Overdracht van rechten

Het gemeentearchief streeft naar overdracht van rechten, zoals auteursrecht en portretrecht, aan de gemeente. Het is belangrijk vooraf te regelen wat wel en niet op het internet geplaatst kan worden.

5. Eigenaar draagt bij in werkzaamheden

Het is redelijk om - waar mogelijk - van eigenaren van particuliere verzamelingen een zo groot mogelijke bijdrage te vragen in het toegankelijk maken en het materieel verzorgen van de te verwerven verzamelingen.

Er bestaan dan onderstaande mogelijkheden:

1. de werkzaamheden worden door de eigenaar zelf verricht onder begeleiding van het gemeentearchief , of
2. de eigenaar geeft een financiële bijdrage voor de werkzaamheden, die het gemeentearchief verricht, of
3. de aanbieder kan zelf geen werkzaamheden verrichten en kan geen financiële bijdrage geven, zal het gemeentearchief aan de zorgdrager voorstellen om middelen beschikbaar te stellen voor het toegankelijk maken en voor de materiële verzorging van het aangeboden, als de collectie belangrijk is voor de geschiedenis van de gemeente Putten.

Toelichting:

• Onder bestuurlijke werkingssfeer wordt verstaan: gebieden, rechtspersonen of organen ten aanzien waarvan de gemeente Putten zodanige bevoegdheden van regelingen en bestuur heeft overgedragen gekregen, dat in naam van de betreffende gebieden, rechtspersonen of organen besluiten kunnen worden genomen en/of belangen kunnen worden behartigd.
• Voor het maken van een toegang kan de handleiding in bijlage 2 worden gebruikt.

Bijlage 1: Uitwerking artikel 3 Representativiteit

Bijlage 2: Handreiking voor het bewerken van een particuliere verzameling