Bijlage 2
Handreiking voor het bewerken van een particulier verzameling
Voor het maken van een inventaris op de verzameling en/of collectie geeft onderstaande handreiking de gebruiker verschillende handvaten om een inventaris te maken. Na gereedkomen van de inventaris is de verzameling en/ of collectie in een toegankelijke en kan aan het gemeentearchief worden aangeboden.
Bewerking van particuliere archieven en verzamelingen
Waarom en door wie moet een particulier archief bewerkt worden?
Als uw verzameling interessant is voor het gemeentearchief Putten, wordt de staat waarin de verzameling verkeert door de gemeentearchivaris beoordeelt.Het uitgangspunt is dat de verzameling in goede staat moet zijn. Dit houdt onder meer in:
a. de verzameling is schimmelvrij,
b. de verzameling is in goede staat,
c. het materiaal is verpakt in zuurvrije dozen en omslagen,
d. het materiaal is vrij van metaal en plastiek met weekmakers,
e. de verzameling is geordend,
f. de documenten zijn op onderwerp gesorteerd,
g. de verzameling is voorzien van een inventarislijst,
h. overtollige stukken zijn uit de archiefcollectie verwijderd.
Onderzoek naar schimmels gebeurt om de overige stukken in dezelfde ruimte te behoeden voor besmetting.
Met een zogenoemde inventarislijst wordt een overzicht gegeven wat in de verzameling is (onderwerpen) en waar het te vinden is.
Indien mogelijk een overzicht bijvoegen van eventueel te vernietigen stukken.
Als een verzameling niet aan bovengestelde criteria voldoet, kunt u met het onderstaande handleiding de verzameling alsnog van genoemde punten voorzien. De handleiding geeft de werkzaamheden aan die gedaan moeten worden voordat de verzameling wordt opgenomen.
Sorteren en weggooien
- Door eerst de verzameling te onderzoeken en aantekeningen te maken, kan de structuur van het archief bepaald worden. Noteer de aantekeningen in een digitaal bestand zodat u later met deze aantekeningen kunt schuiven. U kunt beter meer gegevens noteren en later daarin gaan strepen dan te weinig aantekeningen op te nemen.
- Maak stapels van stukken of mappen die bij elkaar horen. Sorteer grofweg op thema.
Tip: Een post-it (geel plakbriefje) of een paar grote dozen die elk bij een thema horen, kunnen helpen om de zaak te structureren.
De navolgende handleiding kan op een te ontsluiten verzameling (archief) toegepast worden. Afhankelijk van de organisatie kunnen er meer subonderwerpen voorkomen als in deze handleiding wordt aangegeven.
Organisatie
• Akten van oprichting, wijziging en opheffing, jaartal begin t/m jaartal laatste.
• Statuten van …, met wijzigingen, jaartallen.
• Huisregels van, jaartallen.
• Stukken over de aanstelling van bestuur, jaartallen.
• Notulen / verslagen van de vergaderingen van het bestuur, jaartallen.
• Jaarverslagen, jaartallen.
Gebouwen
• Stukken betreffende de aankoop van de grond aan de … voor de bouw van, jaartallen.
• Stukken betreffende de aankoop van het pand aan de enz., jaartallen.(hierin eventueel vermelding van officiële akten)
• Stukken betreffende de bouw van het gebouw voor … aan de …, jaartallen.(overzichten van het onderhoud of gebruik van het gebouw zoals offertes voor werkzaamheden. Meterstanden mogen weggegooid worden).
• Foto's van de locatie, jaartallen.
Financiën
• Begroting, jaartallen.
• Jaarrekening, jaartallen.(als deze twee aanwezig zijn mogen bankafschriften, kwitanties en rekeningen weggegooid worden).
Personeel
• Personeelsoverzicht, jaartallen.
• Organogram / schematisch overzicht van functies, jaartallen.
• Personeelsdossiers, jaartallen.
• Foto's van jubilea, jaartallen.
• Personeelsuitjes e.d., jaartallen (als er een personeelsoverzicht of personeelsdossiers aanwezig zijn, mogen adreslijsten weggegooid worden).
Werkzaamheden
• Alles wat een beeld geeft van waar de organisatie zich mee bezighield o.a. jubileumuitgaven, jaartallen.
• Instructies, jaartallen.
• Voorbeelden van folders, jaartallen.
• Eigen publicaties, jaartallen.
• Foto's, film, dvd's en geluidsbanden, jaartallen.
Correspondentie
• Briefwisselingen (ook mailverkeer) over diverse onderwerpen en indien bewaard gebleven, het brievenboek of de postregistratie, jaartallen.
3. Per stapel van een thema: Sorteer het als het kan verder op onderwerp en maak hier bundels of kleine stapels van.
Tip: Ook nu helpen post-its of stroken karton/papier met daarop het onderwerp om de bundels uit elkaar te houden.
4. Leg de stukken binnen een onderwerp vervolgens op datum (van oudste document naar jongste document) en verwijder dubbele exemplaren, werkaantekeningen en kopieën.
Ompakken
5. Verwijder de oude verpakking. Haal stukken uit oude dozen, plastic mappen, ordners, snelhechters of hangmappen. Verwijder zoveel mogelijk ijzerwaren: nietjes en paperclips, want die gaan roesten en maken het papier kapot.
Tip: Bij het ompakken kan direct worden gecontroleerd of er afwijkingen in het papier voorkomen. Afwijkingen zijn verkleuringen en donkere stippen. Wanneer daar sprake van is kunnen er schimmels in de documenten zitten. Deze stapels noteren. Deze stapels dienen eerst getest te worden op schimmels en eventueel met Gammastralen behandeld te worden.
6. Maak voor elk onderwerp een nieuwe omslag en leg de stapel die u bij punt 4 gemaakt hebt erin. Gedrukte boeken hoeven niet in een omslag. (zie ook stap 8).
Tip: Het kan zijn dat het niet in één omslag past. Dan gebruik u er meerdere.
Beschrijven
7. Schrijf met een potlood op elke omslag een nummer.
Hou het eenvoudig en gebruik gewoon de normale cijfertelling met hele cijfers (geen Romeinse cijfers, letters of combinaties). Elk nummer mag maar 1x voorkomen!
8. Hou terwijl u met stap 6 bezig bent, een lijst bij waarop u per omslag opschrijft:
- het omslagnummer,
- het thema,
- het onderwerp en
- het begin en eindjaar van de stapel stukken die er in gaan.
Eindafwerking
9. Leg de omslagen op numerieke volgorde: Van 1 tot 000. Begin met nummer 1 en stop omslagen in de archiefdozen. Schrijf met potlood op de archiefdoos welke omslagnummers erin zitten. Let op: Niet proppen! De hand moet nog makkelijk in de doos kunnen als er een aantal omslagen in zitten.
10. Verwerk de conceptlijst die u bij stap 8 in klad gemaakt hebt in een definitieve lijst. U kunt hiervoor diverse computerprogramma's gebruiken (overleg even met het gemeentearchief). Bezit u geen pc, dan kan in overleg met de gemeentearchivaris afspraken gemaakt worden over de mogelijkheden die het gemeentearchief zou kunnen bieden. In overleg zou een handgeschreven of een getypte lijst tot de mogelijkheden behoren.
11. Een inleiding of historisch verhaal. Voor toekomstige onderzoekers is het prettig als zij achtergrondinformatie hebben bij het archief. Dit is niet direct noodzakelijk. Zo'n verhaal kan op een later tijdstip toegevoegd worden aan de lijst. Het schrijven van een inleiding over het wel en wee van de organisatie en het archief is een voorwaarden om de archiefstukken te kunnen begrijpen in hun context.
Het eindresultaat:
Keurig verpakte, gesorteerde stukken in archiefdozen met een lijst die het overzicht bevat van alle omslagen en hun inhoud: de thema's met onderwerpen en periode.
Tot slot
De hiervoor beschreven methode is een handreiking voor het verzorgen van een archief en het maken van een toegang door particulieren zonder archiefopleiding. Uiteraard is dit niet de enige methode. U bent vrij in de wijze waarop u tot het eindresultaat komt zolang de voorwaarden maar in acht genomen worden:
1. Oud verpakkingsmateriaal en ijzer verwijderen en opnieuw verpakken in zuurvrij papier en karton.
2. Een ordening in de stukken aanbrengen en overtollige stukken weggooien.
3. Het archief beschrijven: een overzicht van de geordende stukken op onderwerp en met periode.
4. Aangeven welke documenten in slechte staat verkeren.
5. Aangeven welke documenten onderzocht moeten worden voor een schimmeltest.